Código de conduca ética empresarial

CARTA DE DIRECCIÓN GENERAL

Una buena reputación es base para el éxito de cualquier compañía, y en “GA Energy S.A.P.I. de C.V.” tenemos un compromiso con las buenas prácticas comerciales, éticas, responsables y legales con la introducción de su código de Conducta y Ética empresarial que proporciona un conjunto de directrices sobre el comportamiento adecuado y cómo tomar la decisión correcta en el lugar de trabajo.

Marco Empresarial

Visión

Ser el grupo líder de servicios en varios sectores, incluidos el energético, seguridad hídrica y en general los que impulsan el crecimiento, con presencia nacional e internacional, que se distinga por proporcionar una excelente calidad de servicios a sus clientes.

Misión

Implementar soluciones integrales y sustentables en los sectores, público y privado; a través de un servicio al cliente, consistente e innovador. Con un enfoque visionario en nuestra industria, contribuyendo en el desarrollo de capital humano, comprometidos con el medio ambiente y la responsabilidad social.

Filosofía

En “GA Energy S.A.P.I. de C.V.” (en lo sucesivo denominado como GAES) implementamos mecanismos que nos encaminan hacia un desarrollo sostenible, considerando la importancia que tiene el concentrar esfuerzos para aportar beneficios a nuestro Personal, sus familias, las comunidades, proveedores, clientes y para el negocio y su rentabilidad con Sustentabilidad.

Nuestro compromiso ético se basa en obrar con rectitud y apego a los valores que nos identifican como una empresa de éxito, armonizando nuestros compromisos con los hechos que consolidamos, practicando la transparencia en la toma de decisiones y actividades que impacten a la sociedad responsabilizándonos por los efectos de los mismos.

Valores Rectores

Liderazgo	Formamos y desarrollamos líderes emprendedores comprometidos con el entorno.
Innovación	Generamos nuevos negocios y nuevas empresas, responsabilizándonos por los riesgos conocidos y desconocidos de nuestra operación
Excelencia	Trabajamos con pasión y perseverancia para ser cada día mejores
Sustentabilidad	uso correcto de los recursos actuales (humanos, legales, financieros, y demás aplicables) sin comprometer el futuro continuidad, operatividad y estabilidad de las empresas y las personas. Evitando en primer lugar riesgos jurídicos, financieros, reputacionales, ambientales y en general riesgos sistémicos y no sistémicos y de ser inevitables, el controlarlos, gestionarlos, contenerlos, monitoréalos y tener una estrategia de su manejo e incluso su defensa.

Valores Inmanentes

Colaboración	Crear un mejor ambiente de trabajo que deriva en una mejora de los resultados alcanzados
Compromiso	Es poner al máximo nuestras capacidades para sacar adelante todo aquello que se nos ha confiado
Integridad	Fortalecer el espíritu que nos hace permanecer fieles a nuestros principios
Igualdad e inclusión	Brindar un trato digno, propio y cordial, evitando en todo momento distinción, exclusión, restricción o preferencia entre personas, motivado por el origen étnico o nacional, el color de piel, la cultura, el sexo, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, económica, de salud o jurídica, la religión, la apariencia física, las características genéticas, la situación migratoria, el embarazo, la lengua, las opiniones, las preferencias sexuales, la identidad o filiación política, el estado civil, la situación familiar, las responsabilidades familiares, el idioma, los antecedentes penales o cualquier otro motivo que atente contra la dignidad humana y tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas.
Legalidad	Asegurarnos todo el Personal, inclusive y de manera ejemplar los líderes de cada área y en general de la organización, que las operaciones que ejecute GAES se encuentren totalmente dentro del marco legal aplicable y que los procesos y obligaciones que adquiera GAES o que se ejecuten en su nombre y/o representación cumplan con los principios Jurídicos y de derecho en defensa de los legítimos intereses del grupo así como de el medio ambiente, el estado de derecho y en general en cumplimiento del Orden Juridico Nacional.
Respeto	Ofrecer un trato respetuoso, justo, transparente a todo el Personal de “GAES”, evitando toda forma de hostigamiento y discriminación. Todas las personas integrantes del Consejo y Subcomité, se conducirán con dignidad y respeto hacia sus compañeros y compañeras de trabajo, promoviendo el trato amable, igual y cordial.
Equidad De Género	Garantizar a mujeres y hombres las mismas posibilidades, oportunidades y condiciones de trabajo en “GAES”. Además de brindar atención y trato amable al Personal, sin anteponer estereotipo alguno.

 

1. Objetivo

Implementar un código de conducta y ética, donde se describan estándares de actuación para todo el Personal de GAES y Terceros; que permeé de manera responsable a todas las partes interesadas definidas por el impacto e influencia generados por el desarrollo de nuestras actividades.

Es importante mencionar que el lenguaje empleado en el presente documento, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencia alguna entre hombres y mujeres, por ello las referencias o alusiones derivadas de la redacción hacia un género en todos los casos representa a ambos sexos.

Asimismo, observar dentro del desempeño de las funciones, cargo o comisión, los principios rectores de transparencia, disciplina, legalidad, juridicidad, objetividad, profesionalismo, honradez, lealtad, imparcialidad, integridad, rendición de cuentas, eficacia, eficiencia y sustentabilidad.

2. Alcance y Vigencia.

El presente Código es de observancia general para todo el Personal o Terceros, aplicándose a todas nuestras acciones, relaciones laborales y comerciales con clientes, compañeros, competidores, proveedores, Personal, Terceros y demás partes interesadas, con el fin de mantener altos estándares de ética, actuando de forma justa y honesta.

Para efectos del presente Código, las siguientes palabras tendrán el significado que a continuación se señala:

No.	Concepto	Descripción
1	Actividades	Ejecución de tareas profesionales, comerciales, administrativas y cotidianas.
2	Cohecho	La persona servidora pública que exija, acepte, obtenga o pretenda obtener, por sí o a través de Terceros, con motivo de sus funciones, cualquier beneficio no comprendido en su remuneración como persona servidora pública, que podría consistir en dinero; valores; bienes muebles o inmuebles, incluso mediante enajenación en precio notoriamente inferior al que se tenga en el mercado; donaciones; servicios; empleos y demás beneficios indebidos para sí o para su cónyuge, parientes consanguíneos, parientes civiles o para terceros con los que tenga relaciones profesionales, laborales o de negocios, o para socios o sociedades de las que la persona servidora pública o las personas antes referidas formen parte.
3	Colusión	Cualquier persona física o moral, Personal de GAES o cualquier tercero que ejecute con uno o más sujetos particulares, en materia de contrataciones públicas, acciones que impliquen o tengan por objeto o efecto obtener un beneficio o ventaja indebidos en las contrataciones públicas de carácter local. También se considerará colusión cuando los particulares acuerden o celebren contratos, convenios, arreglos o combinaciones entre competidores, cuyo objeto o efecto sea obtener un beneficio indebido u ocasionar un daño a la Hacienda Pública o al patrimonio de los entes públicos.
4	Conflicto de intereses	Cualquier situación en la que una persona está involucrada en dos o más actividades o relaciones que pueden crear intereses o responsabilidades que pueden no ser compatibles. Estas situaciones incluyen actividades, conductas o inversiones que pueden entrar en conflicto con su deber en GAES o que pueden afectar de forma adversa su juicio o su desempeño laboral.
5	Contratación indebida de personas ex Servidoras Públicas.	Cualquier persona física o moral, Personal de GAES o cualquier tercero que contrate a quien haya sido una persona servidora pública durante el año previo, que posea información privilegiada que directamente haya adquirido con motivo de su empleo, cargo o comisión en el servicio público, y directamente permita que el contratante se beneficie en el mercado o se coloque en situación ventajosa frente a sus competidores. En este supuesto también será sancionado la ex persona servidora pública contratado.
6	Desvío de recursos públicos	La persona servidora pública que autorice, solicite o realice actos para la asignación o desvío de recursos públicos, sean materiales, humanos o financieros, sin fundamento jurídico o en contraposición a las normas aplicables
7	Miembros	Socios, Accionistas y Consejeros que forman parte de GAES.
8	Obstrucción de facultades de investigación.	Cualquier persona física o moral, Personal de GAES o cualquier tercero que, teniendo información vinculada con una investigación de Faltas administrativas, proporcione información falsa, retrase deliberada e injustificadamente la entrega de la misma, o no dé respuesta alguna a los requerimientos o resoluciones de autoridades investigadoras, substanciadoras o resolutora, siempre y cuando le hayan sido impuestas previamente medidas de apremio conforme a las disposiciones aplicables.
9	Partes Interesadas	Toda, persona, grupo u organización que de manera legítima pueda ser impactada por nuestra toma de decisiones y nuestra actividad y tiene derecho a expresar su opinión y ser atendida en sus demandas.
10	Participación ilícita en procedimientos administrativos	Cualquier persona física o moral, Personal de GAES o cualquier tercero que realice actos u omisiones para participar en los mismos, no obstante que por disposición de ley o resolución de autoridad competente se encuentren impedido o inhabilitado para ello. También se considera participación ilícita en procedimientos administrativos, cuando un particular intervenga en nombre propio, pero en interés de otra u otras personas que se encuentren impedidas o inhabilitadas para participar en procedimientos administrativos, con la finalidad de que ésta o éstas últimas obtengan, total o parcialmente, los beneficios derivados de dichos procedimientos. Ambos particulares serán sancionados en términos de esta Ley.
11	Peculado	La persona servidora pública que autorice, solicite o realice actos para el uso o apropiación para sí o para las personas a las que se refiere el artículo anterior, de recursos públicos, sean materiales, humanos o financieros, sin fundamento jurídico o en contraposición a las normas aplicables.
12	Personal	Todas las personas que presten sus servicios subordinados a “GAES”
13	Terceros	Todo los ejecutivos y ejecutivas, personal de asesoría externa, personal de auditoría o personal contratado por honorarios, proveedores y cualquier persona física o moral que preste algún servicio a la organización.
14	Tráfico de influencias	Delito que realiza el funcionario público, la autoridad o cualquier particular que influye en otro funcionario o autoridad, prevaliéndose del ejercicio de las facultades de su cargo, de su relación jerárquica o de cualquier otra situación, para conseguir una resolución o una ventaja en determinadas circunstancias que le pueda generar directa o indirectamente un beneficio económico para sí o para un tercero.
15	Uso indebido de recursos públicos	Cualquier persona física o moral, Personal de GAES o cualquier tercero que realice actos mediante los cuales se apropie, haga uso indebido o desvíe del objeto para el que estén previstos los recursos públicos, sean materiales, humanos o financieros, cuando por cualquier circunstancia maneje, reciba, administre o tenga acceso a estos recursos. También se considera uso indebido de recursos públicos la omisión de rendir cuentas que comprueben el destino que se otorgó a dichos recursos.
16	Utilización de información falsa	Cualquier persona física o moral, Personal de GAES o cualquier tercero que presente documentación o información falsa o alterada, o simulen el cumplimiento de requisitos o reglas establecidos en los procedimientos administrativos, con el propósito de lograr una autorización, un beneficio, una ventaja o de perjudicar a persona alguna.

3. Plazo respecto a la Confidencialidad.

El Personal y Terceros que presten servicios a cualquiera de las empresas filiales, subsidiarias, socios de negocio y cualquier otra que forme parte de GAES, estarán obligados a guardar, mantener y conservar de manera enunciativa mas no limitativa, la información, software, hardware, sistemas de redes, documentos, propiedad intelectual, bienes tangibles e intangibles  que sean propiedad de los centros de trabajo guardando completa confidencialidad y no divulgando, publicando a tercero alguno en todo o en parte, ni a utilizar en beneficio propio o para un uso distinto al relacionado con el desempeño de sus labores la información confidencial antes descrita a la cual tiene o tendrá acceso durante el tiempo que, mientras exista relación laboral y durante un plazo de (5) cinco años contados a partir de la terminación de dicha relación laboral.

4. Responsabilidad y Autoridad

Son responsables todos los mencionados en el alcance de este Código, adhiriéndose estrictamente al presente documento, a las leyes, normas, reglas y regulaciones aplicables, y a las políticas y procedimientos de la organización, teniendo el deber de informar conductas indebidas de otras personas a través de los canales adecuados para evitar y corregir esos problemas.

Los Líderes son responsables de asegurar que el Personal sepa que el principio básico de GAES es realizar negocios con el nivel más alto de integridad, honestidad y normas éticas.

La Dirección Jurídica a través de su titular, el Head of Legal será la responsable de su administración y cumplimiento.

De esta manera, GAES alinea las acciones de debido cumplimiento en su esfera interna, pero también a la gestión de su responsabilidad en la reparación de daños que puedan ser generados por el desarrollo de nuestras actividades.

¿Cuándo es ético?

Si el Personal se encuentra en una situación en la que no es claro que es lo correcto, tiene la obligación de pedir asesoría, sin demora, al líder inmediato superior, así como al área legal y/o Consejo de Cumplimiento y/o a la Alta Dirección y preguntarse lo siguiente:

 

 

¿Puede dañar la reputación de GAES?

¿Es legal y correcto?

¿Impactaría en los medios masivos de comunicación?

¿Qué pensarían mis amigos, familia, comunidad, Líderes y autoridades?

¿Se alinea a los valores, misión, visión, políticas y procedimientos de GAES?

 

 

 

5. Descripción de los Lineamientos.
   • Lineamientos Generales.
     • Conflicto de intereses.

 

El Personal, tiene la obligación de no anteponer sus intereses particulares, financieros o de cualquier otra índole en detrimento de los legítimos intereses de la organización.

 

Es obligación del personal no dejar que sus intereses personales entren en conflicto o aparenten hacerlo con los de la organización.

 

La presencia de un conflicto de intereses puede dañar la confianza y la seguridad sobre las que se basa la reputación de GAES, por lo que debe evitarse. El Personal, los Miembros y los Terceros tienen la obligación de llevar a cabo sus asuntos privados y sus actividades personales de forma tal que no provoquen ningún conflicto, ni que parezca que lo hacen, en caso que alguien del Personal, Miembros o Terceros se encuentre en una situación o supuesto en la que crea  que tiene algún conflicto de intereses real o posible, tiene la obligación de consultar a la Dirección Jurídica o al Consejo de Cumplimiento al respecto y sin demora y una vez que estos le indiquen los pasos a seguir el Personal que se encuentre en dicha situación tiene la obligación de ejecutarlos y dar constancia de ello. En la presente Política y para GAES cualquier referencia a la Dirección Jurídica es equivalente a la del Head of Legal, por ser la misma función.

• Actividades Externas vinculadas directamente con derecho al crecimiento personal y al avance legítimo en las percepciones recibidas.

 

Toda actividad externa debe ser notificada previa la actuación en dicha actividad por parte del colaborador a la empresa a través del Formato de Reporte de Actividades Externas y Conflicto de Intereses.

 

De la no competencia – Ninguna persona puede estar empleada o participar en ninguna empresa que compita con GAES u opere en los ramos industriales o comerciales donde entregue servicios.

 

El Personal tampoco puede aceptar un empleo temporal, como asesor, contratista o cualquier otra forma remunerada donde su desempeño y cumplimiento afecte o pudiera afectar las capacidades para atender y cumplir con sus responsabilidades.

 

El Personal tiene la obligación de: no  involucrarse en actividades externas, aceptar trabajo extra ni brindar servicios externos a cambio de una remuneración, incluso honorarios recibidos en concepto de consultoría, conferencista o autor, si la actividad puede generar críticas hacia GAES o resultar desfavorable (en términos de lo que determine el Consejo de Cumplimiento) para el mismo, si constituye un conflicto de intereses real o aparente, si le quita tiempo al trabajo, si interfiere con sus responsabilidades o si necesita tanto tiempo que puede afectar su eficiencia física o mental como Miembro o Personal de la empresa, en ese caso deberá obtener la aprobación previa de la Dirección Jurídica de la empresa.

• Intereses en otros negocios y conflictos.

 

Ninguna persona puede operar o ser accionista de negocios en rubros donde participa GAES sin contar con previa autorización del Consejo de Cumplimiento de GAES, autorización que no será negada sin justa causa; lo anterior, con el único objetivo de permitir a GAES realizar un análisis de conflicto de intereses por parte del Consejo de Cumplimiento y evitar cualquier supuesto que pudiera catalogarse como conflicto de intereses.

 El Personal que pertenezca a GAES, no debe hacer negocios con Terceros que sean competencia directa o indirecta de la misma.

Tampoco deben actuar cuando la acción sea dolosa, de mala fe, ilícita o bien, tomar ventaja para sí, directa o indirectamente o para cualquier tercero de una oportunidad de negocio de naturaleza igual o similar a la de GAES, que se realice en su perjuicio y en la que se utilicen los recursos de la organización.

Ningún miembro o persona debe participar en una transacción de negocios por separado, pero dando o usando el nombre de GAES con un cliente, proveedor o consultor.

Puede existir un conflicto de intereses cuando el cliente, proveedor o consultor es una organización en la que el miembro o colaborador o alguno de los miembros de su familia son funcionarios principales o poseen intereses financieros significativos. Si una transacción de la organización involucra a personas u organizaciones con las que usted o un familiar inmediato tienen una conexión importante o intereses financieros, deberá hacerlo saber al Head of Legal y retirarse de la transacción. Esta restricción se aplica tanto a organizaciones comerciales como aquellas sin fines de lucro.

• Obsequios y ventajas; y Gastos de Representación.

 

El Personal de GAES en conjunto con cualquier Tercero ajeno, no deben aceptar u ofrecer de y a clientes, autoridades, proveedores, competencia o auditores externos, ningún regalo, invitaciones, viajes o disfrutar de beneficios, servicios o cualquier consideración especial. Adicional a lo anterior, deberán apegarse obligatoriamente al lineamiento 5.1.6 de este Código.

 

Tratándose de Personal y Terceros que reciban fuera del autorizado, regalos, servicios, viajes, beneficios en insumos personales de cualquier tipo de una empresa que tenga relaciones con la organización, deberán reportarlo al Consejo de Cumplimiento para su registro y autorización en caso de poder conservar tal obsequio o beneficio.

 

Los regalos relacionados con viajes, alimentación, eventos, entretenimiento, membresías, patrocinios, donaciones, hospitalidad y espectáculos sólo estarán permitidos cuando exista una justificación por razones de negocio y en todos los casos deberá ser notificado y autorizado por el Consejo de Cumplimiento y conforme a los parámetros establecidos en el presente numeral. Para que el Consejo de Cumplimiento pueda otorgar autorización, el mismo Consejo deberá analizar los siguientes factores: un valor máximo, la frecuencia de esos regalos u obsequios, el tiempo en el que es recibido (por ejemplo, que no se produzca durante o inmediatamente después de una negociación),  la razonabilidad (teniendo en cuenta la ubicación, el sector y la antigüedad del donante o de la persona que entregue el regalo u obsequio), la identidad del destinatario o receptor, y el entorno legal y regulatorio y los valores que consagra este Código.

 

Respecto a las donaciones y gastos de promoción que se pudieran otorgar o recibir, deberán ser autorizados por el Consejo de Cumplimiento y deberán de observar los siguientes lineamientos: prohibir los pagos destinados a influir o que pueden ser considerados a influir o generar una influencia, llevar a cabo la debida diligencia sobre la persona física o moral que recibirá o está realizando la entrega o los gastos de promoción, asegurarse que el pago o la donación este permitido por la legislación aplicable, y evitar realizar alguna otra antes, durante o después de la negociación de un contrato o de participar dentro de una licitación; para los casos de donaciones, se deberá reportar al Consejo de Cumplimiento mediante los formatos que GAES tiene destinado para ello para obtener la autorización correspondiente (Formato de reporte para recibir hospitalidad, regalos o donaciones Formato de reporte para otorgar hospitalidad, regalos o donaciones)

 

No será permitido para el Personal, recibir cualquier tipo de regalo u obsequio que exceda de un valor máximo de $1,000.00 M.N. (Mil Pesos 00/100 Moneda Nacional), y en caso de recibirlo, se deberá reportar al Consejo de Cumplimiento llenando el Formato de reporte para recibir hospitalidad, regalos o donaciones para su debido registro y análisis por parte del Consejo de Cumplimiento respecto a la viabilidad de las acciones a tomar y definir la decisión correspondiente sobre el regalo u obsequio recibido.

• Gastos de Representación

Lineamientos propuestos para las reuniones que generen Gastos de Representación:

 

• El número de asistentes de GAES a reuniones con clientes no deberá ser mayor a dos personas.
• Para reuniones con más de dos asistentes por parte de GAES, deberá solicitarse autorización expresa por parte del Director de la unidad de negocio a la que pertenece el Personal, justificando la asistencia de los participantes.
• Deberá justificarse el motivo de la reunión por escrito y contar con la autorización de sus Líderes, o en su caso, de Alta Dirección.

 

Lineamientos propuestos para control de Gastos de Representación:

• Homologar el límite de crédito de las Tarjetas de crédito por nivel jerárquico del Personal.
• El monto máximo para ejercer gastos de representación será el límite de crédito establecido en la Tarjeta de crédito corporativa asignada.
• Se prohibirá el uso de “vales azules” para solicitar reembolsos por concepto de “Gastos de Representación”.
• Los gastos por obsequios /atención a clientes, no deberán exceder los $2,000.00 M.N. (Dos Mil Pesos 00/100 Moneda Nacional) por evento (incluye gastos de envío y envoltura) y máximo se aceptará 1 evento al mes.
• En caso de que supere el monto de atención a clientes, deberá contar con una autorización expresa del Consejo de Cumplimiento y/o de la Alta Dirección.

 

Lineamientos propuestos para control de gastos:

• Anexar a la solicitud de reembolso, el ticket donde se detalle el consumo y el número de asistentes. (para validar el consumo y el número de asistentes). En caso de gastos por el consumo de bebidas alcohólicas deberá contar con la validación correspondiente de los Líderes de la Unidad de Negocio o Área Staff correspondiente.
• No se harán efectivos reembolsos por gastos de representación si no fueron cubiertos con la Tarjeta de crédito corporativa asignada.
• Los obsequios permitidos son: Libros, arreglos florales, plumas, llaveros, eventos y entretenimiento, entre otros; lo anterior, siempre y cuando se tenga previa autorización por parte del Consejo de Cumplimiento.
  • Manejo de Conflictos de Interés Potenciales.

 

Es obligación de todo Miembro o Personal involucrado o potencialmente involucrado en algún conflicto de interés, llenar el Cuestionario normas de conducta y conflicto de intereses, completando el cuestionario con un reporte exacto, y oportuno de los hechos y circunstancias relacionadas con dicho conflicto de interés, y presentar el Cuestionario normas de conducta y conflicto de intereses al Consejo de Cumplimiento y/o al Head of Legal para su revisión y aprobación. Ninguna persona puede participar en la investigación, atención o resolución de dichos conflictos.

 

• Anticorrupción.

 

Observar prácticas de negocio justas y transparentes para asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, y prevenir las prácticas de soborno y extorsión.

 

En las actividades de GAES, está prohibido participar, ordenar, autorizar, prometer, conspirar, inducir o asistir a alguien en prácticas de corrupción, ya sea directamente o a través de un tercero. Tampoco se podrá otorgar, aceptar o comprometer regalos, condiciones ventajosas, salarios, viajes, comisiones o cualquier otra forma de compensación para influenciar una decisión de negocios. De igual manera, no se podrá dar ni obtener ventajas o beneficios indebidos de cualquier tipo, así como tampoco llevar a cabo cualquier otra práctica de soborno o extorsión en la relación con clientes, proveedores, instituciones financieras, concesionarios, contratistas, empresas, autoridades o representantes gubernamentales u otra persona o entidad con quienes realizamos operaciones.

 

A continuación, lo permitido y NO permitido conforme a lo estipulado en párrafos anteriores:

 

Permitido	No permitido
Lapiceras, calendarios o pequeños artículos de promoción, comidas de trabajo, invitaciones de forma ocasional a deportes locales, al teatro u otros eventos culturales; todo esto con un valor menor o igual a $1,000 MXN.	Regalos, servicios, viajes o insumos personales que excedan un valor de $1,000 MXN.

 

Adicional a lo anterior, todo el Personal tiene la obligación de apegarse a la “Política Anticorrupción” aplicable.

 

6. Manejo de información.

  6.1 Requerimientos de Información de Autoridades y de Terceros.

Para efectos de esta política, el Personal que reciban una solicitud formal de información por parte de alguna autoridad u organismo oficial facultado, consistente en proporcionar información y/o documentación propia y/o de Terceros que tengan relación con la empresa, deben inmediatamente hacerlo del conocimiento al Head of Legal, siendo ésta la única facultada para determinar su procedencia y contestar dicho requerimiento canalizándola al área correspondiente.

 

Toda solicitud y/o requerimiento debe ajustarse al procedimiento anterior, por lo que ningún miembro y/o Personal del cualquiera de GAES se someterá a entrevistas, contestará a preguntas, presentará, mostrará o entregará documentos. El mismo tratamiento debe darse a los requerimientos de información de Terceros o sus representantes legales.

 

7. Manejo de los recursos.

 

El Personal debe utilizar los recursos económicos y materiales de GAES en forma mesurada, por lo que deben aprovecharlos eficiente y productivamente, evitando obtener un beneficio personal o extraerlos para fines de lucro o ajenos al objeto final de las empresas que conforman GAES.

 

El uso de recursos requeridos en nuestros procesos deberá apegarse a los lineamientos de sustentabilidad ambiental, seguridad y salud ocupacional que la empresa emite y difunde de manera continua dentro de un marco de responsabilidad social.

7.1 Uso de instalaciones y servicios.

Los recursos económicos, materiales, instalaciones, servicios y bienes, están dispuestos para su aprovechamiento en la ejecución de los negocios y actividades o funciones que desempeña el Personal de la organización.

 

Se sancionará por parte del Consejo de Cumplimiento, a quienes presenten cuentas de gastos falsos o alterados mediante y conforme lo estipulado dentro del Mecanismo Anticorrupción y Antisoborno.

7.2 De los Registros.

Cualquier recurso económico o material que se adquiera o realice debe quedar registrado en la contabilidad de la organización.

 

El Personal debe en todo momento cumplir escrupulosamente con todas las normas y políticas contables vigentes, así como abstenerse de efectuar registros y autorizar entradas falsas o engañosas en los mismos.

7.3 De los Egresos.

Los egresos que se hagan por cuenta de GAES, deben contar con la documentación de respaldo y estar autorizados por funcionarios facultados, quienes deben vigilar que estas erogaciones sean necesarias y estén dentro de los parámetros establecidos en las políticas.

 

Los viajes de negocio o trabajo por cuenta de cualquier empresa que forme parte de GAES con clientes, proveedores o personas del medio con las que se tenga relación, deben ser evaluados por el Líder correspondiente, en cada caso particular y podrán realizarse cuando:

 

• Sean positivos para mantener o mejorar las relaciones de negocios
• No creen obligación o compromiso entre las partes.
• No puedan ser mal interpretados o susciten la crítica de Terceros.
• Los viajes de recreo o esparcimiento a cuenta de la empresa están prohibidos.

7.4 Protección de los Bienes.

Los bienes de la organización deben utilizarse para satisfacer las necesidades de trabajo y lograr los objetivos de negocio. Los bienes incluyen tanto elementos tangibles como muebles, equipamiento y suministros, como bienes no tangibles como la propiedad intelectual y la imagen pública. La propiedad intelectual puede constituir información confidencial o de marcas registradas – propiedad exclusiva de GAES – que incluye planes de negocios, planes de adquisición, secretos comerciales, marcas registradas, información de clientes, proveedores y otra información importante.

 

El trabajo desarrollado por el Personal también es una forma de propiedad intelectual. Todo lo que producen o desarrollan en relación con su trabajo o servicio con y para la organización, es propiedad única y exclusiva de este último y se considera “obra por encargo”. Esto se aplica también al trabajo que realicen en su hogar bajo la modalidad de “Trabajo a Domicilio”.

 

La organización respeta la propiedad intelectual de otras empresas. Si el Personal posee información confidencial o de marcas registradas o cualquier secreto comercial relacionado con alguien que no pertenece a la organización (como su anterior empleador), no debe utilizar esta información en relación con su empleo o servicio con y para GAES ni compartirla con otros empleados de este último.

 

El Personal debe proteger los bienes tangibles de la organización asegurándose de que se utilicen con cuidado, de forma segura y eficaz, así como de asegurarse que los equipos que tienen a su cargo se mantengan adecuadamente y si necesitan llevar bienes, como computadoras portátiles, fuera de la oficina, están obligados a guardarlos en un lugar seguro.

 

Proteger la propiedad intelectual al mantener su confidencialidad es obligación de todo el Personal, está prohibido revelar información de marcas registradas a ninguna persona sin la debida autorización.

7.5 Uso de los Bienes.

Si bien la organización reconoce que, en algunos casos el Personal puede utilizar las computadoras o los teléfonos para fines personales, se deben utilizar estos bienes principalmente para hacer negocios y con respeto para los fines y funciones por los cuales fueron asignados esos bienes.

 

De igual forma, los bienes personales que tengan dentro de las oficinas deberán ser utilizados únicamente para fines personales y de ninguna manera se deberán utilizar para recibir o almacenar información confidencial o propiedad intelectual; con el fin de asegurar el cumplimiento de lo anterior GAES se reserva la facultad de auditar en cualquier momento los bienes que se encuentren dentro de sus instalaciones y tendrá derecho de borrar, eliminar o destruir cualquier información confidencial o de propiedad intelectual que se encuentre almacenada, esto sin perjuicio de la facultad de terminar la relación laboral con el Personal que se trate e interponer las acciones legales en su contra.

 

8. Conducta con clientes.

 

En la relación con los clientes y el Personal siempre deben actuar con objetividad, imparcialidad, independencia, equidad, excelencia y de acuerdo a los objetivos de crecimiento y rentabilidad de la organización.

8.1 Actitudes e impacto.

La organización tiene el compromiso de satisfacer, en la medida de lo posible, las necesidades de los clientes, mediante los productos y servicios que se ofrecen y que se adecuen a su situación y necesidad particular.

El Personal, particularmente aquellos encargados directamente de la atención de clientes, deben mantener una posición de respeto, calidad, eficiencia y cortesía.

8.2 Ofrecimiento de servicios y productos

El Personal que proporcione, por cualquier medio, información relativa a los productos o servicios que ofrece cualquiera de la empresa, debe verificar que ésta sea veraz, comprobable y exenta de elementos que pudieran confundir o inducir a una interpretación errónea de sus características, se debe evitar:

 

• Orientar al cliente hacia productos o servicios que no necesita, por el único motivo de ser más rentables para GAES.
• Omitir en la descripción detallada de un producto o servicio, los posibles riesgos o inconvenientes que conlleva para el cliente.
• Hacer comparaciones falsas o engañosas con productos o servicios equivalentes que se ofrecen en el mercado.

8.3 Trato equitativo e igualdad por segmentos

Los valores con los que GAES sustenta su presencia en el mercado son la innovación, excelencia y liderazgo, el trato y los beneficios que para el cliente representan los productos y servicios que ofrece, por lo que en ningún caso de debe exigir o aceptar operaciones que afecten esta relación.

 

De esta manera, el Personal debe ser imparcial, objetivo y equitativo en su relación con clientes y proveedores, por lo que se abstendrá de:

• Imponer un condicionamiento, en que el otorgamiento de productos o servicios de la organización queda sujeto a que el cliente acepte otros que quizá no necesita o desea.
• Procurar tratos recíprocos, según los cuales la organización aceptará los productos y servicios que una empresa ofrece, siempre y cuando dicha empresa acepte los productos y servicios.

 

En GAES se encuentra prohibido utilizar medios ilegales o intimidatorios para forzar el debido cumplimiento de las condiciones pactadas en los contratos que celebre. En todo caso, acudirá ante las instancias legales disponibles para hacer valer sus derechos y siempre bajo la supervisión y autorización del Head of Legal.

8.4 Decisión de no tratar con un cliente

El Personal no está obligado a aceptar como cliente a ninguna persona física o moral, aun cuando satisfaga los requisitos establecidos para el efecto, ni a explicar las razones por las que se toma una decisión discrecional de este tipo, cuando se presume una actividad ilícita o existen circunstancias que así lo infieran. Esta situación debe ser vigilada cuidadosamente por el área Comercial y el área Legal, y en su caso, ser reportada a la Dirección correspondiente y/o al Consejo de Cumplimiento.

8.5 Medios para obtener información sobre clientes

Es obligación legal de todo el Personal, identificar mediante los medios establecidos a las personas físicas y morales que van a ser sus clientes, así como comprobar, en la medida de lo posible, la veracidad de la información que presente, antes de contratar con ellos.

 

9. Conducta ante competidores

 

El Personal, mantendrá con sus competidores una relación que propicie lealtad, credibilidad y confianza, a fin de favorecer un ambiente de sana competencia.

9.1 Comentarios sobre competidores

GAES mantiene la política del mutuo respeto con sus competidores, por lo que, el Personal debe evitar hacer comentarios o declaraciones adversas sobre ellos ante el público en general, y en especial con los clientes, debiendo -dado el caso- ser objetivos, veraces y completos. Al respecto y en particular, se debe atender lo siguiente:

 

• Basar la promoción de los servicios de la organización en sus cualidades y en los beneficios que pueden reportarle al cliente.
• No comentar sobre la reputación o prácticas comerciales de los competidores, así como no referirse a sus problemas o debilidades.
• Las declaraciones sobre las características, valor agregado o costo-beneficio de los servicios de un competidor, debe ser imparciales, verídicas y comprobables.

9.2 Intercambios empresariales, profesionales y foros

El Personal participa en ellas cuando sus funciones sean útiles, legítimas y faciliten el intercambio de información sobre asuntos de interés común, como el desarrollo de nuevos productos y/o servicios, el aprovechamiento de la tecnología o las relaciones con organismos oficiales o autoridades.

 

El Personal no utilizará los foros, eventos y organizaciones, ni aceptarán que se utilicen para establecer acuerdos con la competencia sobre precios de los servicios que ofrecen.

 

10. Conducta con los proveedores

Las relaciones que el Personal sostenga con los proveedores, deben estar basadas en criterios de selección conforme a las políticas de GAES en esta área; con profesionales formalmente establecidos, atendiendo a las necesidades del mismo, y conducidas con independencia e integridad en todas y cada una de las operaciones que se realicen.

10.1 Selección de proveedores

El Personal que participe en la selección de los proveedores, deben ser imparciales, y realizar las tres evaluaciones que señala la Política de Proveedores (Evaluación Legal y Financiera, Evaluación Comercial y Evaluación Técnica), cumpliendo en todo momento con los procedimientos determinados.

10.2 Convenios sobre proveedores

El Personal no debe de participar en ningún acuerdo con competidores que pretenda limitar o impedir el trato con algún proveedor determinado.

 

11. Conducta con autoridades

El Personal que representen de cualquier manera a la empresa ante Autoridades Federales, Estatales o Locales, deben mostrar que las actividades se ejecutan con estricto apego a las disposiciones jurídicas aplicables y de las políticas internas de GAES absteniéndose de participar en actos ilícitos.

11.1 Actitudes e impacto

El Personal que tuviese relación con funcionarios de entidades regulatorias u organismos gubernamentales, debe ofrecerles un trato amable y respetuoso, reconociendo su calidad de autoridades, que facilite el tratamiento de los asuntos, así como el establecimiento de acuerdos.

 

Los requerimientos y observaciones de las autoridades deben ser atendidos satisfactoriamente, con el ánimo de colaborar con eficacia y cortesía en el cumplimiento de su misión, siempre que sus solicitudes se mantengan dentro de las facultades que les otorgan las leyes, y que no se vulneren los intereses de GAES en cuyo caso se harán valer los medios legales correspondientes.

 

El Personal en su relación con autoridades, deben abstenerse de ofrecer beneficios de cualquier naturaleza, que comprometan o aparenten comprometer su independencia y objetividad. En el caso que los representantes de las autoridades soliciten algún beneficio se debe reportar el hecho al Consejo de Cumplimiento impuesto por la organización de que se trate, en caso de Personal.

 

De igual forma, el Personal debe abstenerse de manifestar públicamente su opinión sobre conductas o actitudes de funcionarios públicos.

11.2 Defensa de los intereses de GAES conforme a Derecho

El Personal debe ajustarse y vigilar que invariablemente se cumplan las disposiciones legales en la materia. No obstante, es posible que en determinadas circunstancias surjan diferencias, ya sea de criterio o de interpretación, con las autoridades respecto a la aplicación de alguna norma. En tal caso, debe comprobar que se fundamente y motive la posición asumida ante la autoridad, y en su caso, hacer valer la misma ante las instancias que procedan por ley.

 

12. Conducta de las relaciones interpersonales

 

La relación entre el Personal de GAES debe basarse en el debido y mutuo respeto, a fin de asegurar un ambiente armonioso conducente al trabajo productivo.

 

El Personal debe mostrar lealtad institucional, respeto a las pautas y directrices establecidas; siendo en todo momento equitativos en sus relaciones internas. El parámetro para conducirse y realizar la labor cotidiana, es la consecución de los objetivos y metas establecidas, evitando generar una situación de abuso en la relación de trabajo.

 

La organización se preocupa por su Personal, comprometiéndose a coadyuvar en la conciliación de la vida laboral y familiar, igualdad de oportunidades, combate a la violencia laboral, a la discriminación, trabajo infantil y al hostigamiento sexual, quedando estrictamente prohibido que cualquier Personal de GAES realice prácticas de Moobing, acoso sexual, hostigamiento, cualquier tipo de discriminación, trabajo infantil, violencia laboral y cualquier tipo de maltrato contra cualquier otro Personal ya sean subordinados o superiores jerárquicos o Terceros.

 

La organización contribuye con el bienestar de su Personal, respetando en todo momento su origen étnico o nacional, de género, edad, discapacidad, condición social, de salud, religión, opinión, preferencias sexuales, estado civil o cualquier otro criterio que pueda dar lugar a un acto discriminatorio, siendo incluyente ante la sociedad.

 

Todos debemos hacer lo posible por evitar la discriminación, el acoso y las represalias en el lugar de trabajo. El Personal deberá denunciar de inmediato todas las instancias de discriminación, acoso, a la Dirección Jurídica conforme a lo dispuesto en los lineamientos respectivos.

12.1 Integridad

El Personal debe cumplir exactamente y con rectitud los deberes de su cargo y función, así como ser congruentes y consistentes con las disposiciones establecidas en el presente Código.

12.2 Conducta con los superiores jerárquicos

A partir de la relación de mutuo respeto entre todo el Personal, los subordinados deben acatar, en relación con la labor que desempeñan, las legítimas instrucciones de los superiores jerárquicos, mediante una actitud y disposición que facilite y complemente la labor de éstos; en este sentido, mostrando una conducta responsable y digna de confianza.

 

Los Superiores Jerárquicos, titulares de Unidades de Negocio o de Áreas y demás personas que por su influencia, posición o desempeño detenten el liderazgo de mas personas, sea esto de manera formal o de facto, tienen la obligación de dar ejemplo de los principios que consagrados el presente Código, debiendo ser respetuosos, diligentes y atentos en todo momento con sus subordinados, pares y superiores, con la conciencia que ellos deben poner ejemplo de un buen comportamiento en apego estricto a este Código y sus Valores Rectores e Inmanentes.

12.3 Conducta con compañeros

El trato entre el Personal debe ser de respeto y tolerancia a las diferencias. Las relaciones de trabajo deben basarse en los valores de este Código, la colaboración, el trabajo en equipo, el respecto, la comunicación honesta y respetuosa y el apoyo mutuo.

12.4 Conducta con subordinados

Todo superior jerárquico debe mostrar un trato de respeto y confianza a sus subordinados, sin que ello signifique el demérito de su autoridad, ni tampoco, el hacer valer su rango para afectar injustamente a alguien.

 

Constituye un abuso de autoridad, cuando un superior jerárquico concede promociones y aumentos injustificados; permite horarios relajados; y, en general, otorga ventajas especiales a personas, equipos o grupos determinados, a cambio de cualquier tipo de favor (sexual, simpatía, dinero, aceptación ante cierto grupo). Igualmente, si con su conducta intimida y coacciona a sus subordinados, y/o toma represalias cuando no logra su cometido. Atenderá este tipo de situaciones directamente en la Dirección Jurídica y/ en el Consejo de Cumplimiento.

 

Los Líderes con personas a su cargo, deben proporcionar a sus subordinados, en la medida de las posibilidades, los elementos y recursos que resulten necesarios para realizar el trabajo encomendado; evaluar su desempeño con objetividad; reconocer oportunamente a quien lo merezca y, cuando proceda, otorgarles los beneficios y prestaciones a que tengan derecho sin condicionamiento alguno.

 

13. Conducta del Personal en actividades extra laborales

 

La conducta del Personal en actividades extra laborales aprobadas, no debe vulnerar el prestigio e imagen del mismo.

El Personal puede dedicarse a actividades extra laborales, para lo que deben llenar el formato de Reporte de actividades externas y conflicto de intereses y recordar las siguientes indicaciones sobre estas actividades:

 

• El tiempo y el esfuerzo dedicado a estas actividades extra laborales no debe afectar el desempeño de sus actividades y mucho menos que sean a expensas de GAES
• Dichas actividades deben desarrollarse dentro del marco de la moral y las buenas costumbres que prevé nuestra legislación.
• Dichas actividades no se deben realizar con el propósito contrario a las directrices y pausas establecidas en este Código.

13.1 Conductas Políticas

El Personal podrá participar, a título personal, en las actividades políticas de su preferencia. Al respecto, deben precisar, en forma clara y expresa, que actúan de manera independiente y no a nombre de GAES

13.2 Conductas Académicas

Ninguna persona, en el desarrollo de actividades académicas, hará referencia a experiencias, asuntos u operaciones particulares, en los que intervino o tuvo conocimiento de forma restringida a la organización, por lo que no se debe propiciar ni intervenir en temas o casos de estudios, salvo que cuenten con la autorización previa correspondiente emitida por la Dirección Jurídica. La forma en que se exponga la información, siempre debe contribuir a mejorar la imagen del mismo y nunca dañarla.

13.3 Conductas Religiosas

La libertad de cultos es un principio constitucional establecido como garantía individual en nuestra Carta Magna.  Por ello todo el Personal de GAES puede profesar o abrazar la fe y creencias religiosas que más le satisfagan, así como participar en las actividades y ritos que les sean propios, siempre que se observen las guías que se señalaron al inicio de este apartado.

 

La organización respeta las creencias religiosas, manteniendo una política de ausencia de influencia religiosa y de índole similar, por lo que ninguno de su Personal debe imponer su fe o credo a los demás; realizar actos de difusión de religión o creencia alguna; practicar sus servicios, ritos o ceremonias en las instalaciones del mismo, ni en horas de trabajo cuando se encuentren fuera de las oficinas.

13.4 Conductas Deportivas

La organización apoya las actividades deportivas, principalmente si se realizan en equipo, ya sea formando equipos que compitan contra Terceros, o bien, en competencias internas.

El Personal puede participar en actividades de esta índole, manteniendo y cuidando los principios de prestigio, honorabilidad y respeto de la organización.

 

El desarrollo de actividades deportivas queda sujeto a disposiciones de carácter específico, que debe establecer la Dirección correspondiente.

 

14. Conductas de debido cumplimiento

 

El Personal debe actuar con probidad, honradez y apego a los principios y disposiciones contenidas en este Código, y comprometidos con la salvaguarda del patrimonio de la organización, asumiendo en todo momento la responsabilidad de sus funciones.

 

Es obligación para todo el Personal de la empresa, brindar un trato digno, propio y cordial, evitando en todo momento distinción, exclusión, restricción o preferencia entre personas, motivado por el origen étnico o nacional, el color de piel, la cultura, el sexo, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, económica, de salud o jurídica, la religión, la apariencia física, las características genéticas, la situación migratoria, el embarazo, la lengua, las opiniones, las preferencias sexuales, la identidad o filiación política, el estado civil, la situación familiar, las responsabilidades familiares, el idioma, los antecedentes penales o cualquier otro motivo que atente contra la dignidad humana y tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas; adicional a lo anterior, también es obligación de todo el Personal evitar en todo momento cuando este en el ejercicio de sus funciones para las que fue contratado cualquier tipo de conducta o acto de discriminación, desigualdad laboral, violencia en el trabajo o acoso sexual, hostigamiento, hostigamiento sexual, acoso laboral, etc., dentro y fuera de las instalaciones de “GAES”.

 

Las actividades en las que GAES su Personal, así como los funcionarios, proveedores, Terceros y sus partes interesadas tienen prohibidas y que en caso de realizar alguna de ellas serán acreedores a sanciones tanto de naturaleza laboral como de naturaleza penal dependiendo del acto son:

 

Actividades Prohibidas:

 

1. Soborno a servidores públicos.
2. Tráfico de influencias sobre servidores públicos.
3. Participación ilícita en procedimientos administrativos.
4. Colusión.
5. Uso indebido de recursos públicos.
6. Contratación indebida de ex personas Servidoras Públicas.
7. Utilización de información falsa dentro de un concurso o licitación.
8. Obstrucción de facultades de investigación.
9. Presentación errónea y ocultación en los registros contables con respecto de sobornos y otros actos indebidos.
10. Uso de agentes externos, consultores y otros intermediarios en esquemas de soborno o tráfico de influencias.
11. Pagos para agilizar procesos y trámites («pagos de facilitación»).

14.1 Del manejo de los recursos de GAES

Todos los recursos que maneja la organización son de su propiedad, por ello, la probidad en su manejo es imperativa. Esta cualidad debe ser la característica principal de todo el Personal y Terceros, y todo acto o comportamiento que la vulnere constituirá un ataque directo a los mismos y a sus integrantes, toda vez que daña la confianza de nuestros clientes y accionistas.

 

El Personal que tenga conocimiento directo o indirecto de un acto que pueda constituir o llegue a significar un daño para la empresa, deben reportarlo, con discreción, a la Dirección Jurídica. El guardar silencio implica un acto de encubrimiento, y por ende de complicidad.

 

Toda información de buena fe será reconocida y mantenida en secreto, no obstante, la información que calumnie con dolo será sancionada por el Consejo de Cumplimiento conforme al mecanismo para prevenir, atender y sancionar actos ilícitos aplicables, de corrupción y de soborno.

14.2 Fraudes e Ilícitos

Todo fraude e ilícito en que participen cualquier Persona y/o Miembro que labora para GAES en contubernio con Terceros, o por cuenta propia, debe en cuanto se tenga conocimiento o presunción suficiente, aplicarse el proceso legal correspondiente hasta sus últimas consecuencias salvo que la Dirección Jurídica acuerde algo distinto, debe colaborar con la autoridad judicial en forma expedita para facilitar la correcta aplicación de la Ley.

 

Todo Personal, en la medida de sus funciones y atribuciones, debe procurar revertir el daño que se haya ocasionado, así como velar por los intereses del mismo.

 

Ningún Personal está autorizado para otorgar perdón sobre ningún fraude o ilícito a cambio de que el presunto responsable restituya las cosas a como se encontraban antes del ilícito en cuestión, salvo que acuerde algo distinto el área jurídica de GAES

Todo el Personal tiene la obligación permanente de reportar al Consejo de Cumplimiento cualquier actividad que le parezca sospechosa, irregular, o que detecte que causa daño, menoscabo o algún detrimento a GAES o que pudiera llegar a causarlo.

14.3 Uso de alcohol y drogas

Se prohíbe posesión, consumo y venta de alcohol y drogas ilegales en el lugar de trabajo o mientras se esté participando en alguna actividad relacionada con el trabajo fuera o dentro de las instalaciones.

 

Usted no debe trabajar bajo la influencia del alcohol y drogas ilegales, ni ninguna sustancia que le impida desempeñar sus laborales de manera segura y efectiva.

 

El uso del alcohol dentro de las instalaciones de GAES se limitará única y exclusivamente para las ocasiones en que el área de Recursos Humanos realice eventos de conformidad con los festejos de la organización. En ningún momento dentro de las instalaciones de GAES Personal y Terceros a quienes les sea aplicable el presente Código, podrán ingerir bebidas alcohólicas con excepción y en los casos expresamente establecidos en esta política.

14.4 Faltas Administrativas

Es responsabilidad de GAES mantener programas de capacitación y actualización de políticas y procedimientos de control, de diseño y difusión de medidas de seguridad y es responsabilidad del Personal cumplir tales programas y lineamientos.

 

Al Personal que, por desconocimiento, distracción, negligencia o mal desempeño en sus funciones, cometan irregularidades, sin dolo o mala fe, pero que causen daño al patrimonio de la organización, se le aplicarán las sanciones administrativas o penales correspondientes, ya que ninguna causa mencionada los libera de la responsabilidad del daño causado.

 

15. Información de contacto

 

¡Queremos oírte!

El éxito continuo de GAES depende de que todos cumplamos con los principios del presente Código de Conducta y Ética empresarial.

 

Si nota que alguien está comportando de una manera que entre en conflicto con la presente política, hágaselo saber a su líder inmediatamente. Si no puede o no quiere acercarse a su líder, póngase en contacto con la Dirección de Recursos Humanos a través de correo electrónico donde se atenderá el caso de forma confidencial.

 

Contacto: compliancegaes@gaes.mx